Jaké náležitosti musí obsahovat faktura a jaký fakturační systém vybrat

Není faktura jako faktura. Stále se setkávám fakturami, které nemají základní náležitosti, aby se mohly použít jako podklad do účetnictví. Sepsala jsem stručný přehled toho, na co byste si měli při fakturování dát pozor. Pokud s podnikáním začínáte, je dobré si vše podchytit hned od začátku.

V druhé části článku jsem dala dohromady 6 nejoblíbenějších fakturačních systémů a kritéria pro jejich výběr.

Náležitosti faktur

Kromě níže zmíněných náležitostí, které většina dobře zná, je tady ještě jeden údaj, který je potřeba na fakturách zmínit. Informaci o tom, u jakého Živnostenského úřadu je podnikatel zapsaný, nebo v jakém Obchodním rejstříku je firma zapsána.

Př. Podnikatel je zapsán na ŽÚ v Uherském Hradišti. Spisová značka 1234/2018.

      Firma je vedená u Krajského soudu v Ostravě, C 12345.

Neplátce DPH

Pro neplátce DPH, neexistuje žádný předpis, jak by doklady měly vypadat. Nicméně některé údaje obsahovat musí. A navíc pro platby v hotovosti, platí pro některé činnosti pravidla podle EET.

Kromě toho, co si můžete vyplnit ve fakturačním systému si musíte dát pozor na všechny náležitosti vašich vystavených faktur.

Na faktuře musí být mimo jiné uvedeno:

• Nejsem plátce DPH, uvedené ceny neobsahují DPH.
• Podnikatel je zapsán u ŽÚ v (město).
• vaše IČO

 

• faktury by měly být číslovány vzestupně (je to přehlednější a prokazatelné před Finančním úřadem)
• všechny faktury musíte určitou dobu archivovat (neplátci DPH archivují doklady min. 3 roky a 3 měsíce od konce daného roku)

Pokud nepodléháte EET – jste povinni vystavit a vydat doklad jen na žádost zákazníka. Můžeme vydávat paragony a nebo příjmové pokladní doklady, do kterých napíšete jméno zákazníka. Originál předáte zákazníkovi, kopii si necháte a zaevidujete.

Jestliže vaše výdělečná činnost již podléhá elektronické evidenci tržeb, musíte vydávat stvrzenky podle pravidel EET, viz Účtenka pro zákazníka na EET.

Plátce DPH

Na fakturách by určitě mělo být uvedeno následující:

• DIČ
• evidenční číslo dokladu
• datum uskutečnění zdanitelného plnění
• sazba DPH nebo sdělení, že jde o plnění osvobozené od DPH
• cena celkem včetně DPH
• vyčíslený základ DPH
• výše DPH 
• ve specifických případech režimy DPH (přenesení daňové povinnosti, osvobození od daně apod.)
• doklad se musí vystavit nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění
• doklady se musí archivovat 10 let

Některé pokladní doklady i faktury časem blednou. Protože mají vydržet pro kontrolu archivované deset let, je dobré je okopírovat a založit s originálem.

Fakturační systémy

Online fakturační systém vám ušetří spoustu času, který byste věnovali vyplňováním tabulek v Excelu. Některé systémy jsou i zcela zdarma, jiné zase nabízejí pokročilé funkce, které zefektivní vaše podnikání, ale připlatíte si za ně.

• vhodný jak pro malé živnostníky, tak i pro střední a velké firmy
• především pro majitele e-shopů – poskytuje vysokou automatizaci a API
• data z iDokladu můžete bez problému exportovat do účetních softwarů jako je Pohoda, Money S3 A S4 nebo Vario
• základní tarif často uživatelům dlouho nevystačí a tak dochází ke zdražování tarifu
• 133 Kč – 413 Kč / měsíc

• podporuje řadu nástrojů a možností pro automatizace jako je propojení s bankou, internetovým obchodem nebo platební bránou
• můžete spravovat více firem z jednoho účtu
• nemá mobilní aplikaci 
• Vyfakturuj skvěle komunikuje s nejdůležitějšími účetními programy jako je Money S3 a Pohoda
• 79 Kč – 390 Kč / měsíc

• vysoká automatizace a pokud máte e-shop nebo prodáváte info produkty
• párování plateb, upomínky neplatičům a propracované API 
• Fakturoid sám vypočítá podklady pro elektronická přiznání nebo širokou podporu účetních programů, včetně dvou nejznámějších: Money S3 a Pohoda
• neposlouží drobným živnostníkům, kteří nepotřebují tak náročné funkce, za které si musíte připlatit
• 147 Kč – 640 Kč / měsíc

• bezplatný fakturační software mPohoda je překvapivě kvalitní 
• minimalistické provedení 
• kvalitní mobilní aplikaci – vystavovat faktury z mobilu i webové aplikace je skutečně snadné a není třeba zdlouhavého zadávání údajů díky možnosti uložení si neomezeného počtu kontaktů
• nelze napojit na platební brány jako GoPay nebo PayPal
• také postrádá funkce jako QR platby, možnost pokročilé automatizace a export do jiných ekonomických softwarů než je Pohoda
• ideální pro začínající podnikatele nebo drobné živnostníky, kteří nemají vysoké nároky na funkce
• zdarma

• to čím se systém iÚčto liší je to, že to není jen fakturační systém, ale zároveň účetní online software
• pokud vám je účetnictví blízké, můžete si některé operace zaúčtovávat sami nebo tuhle část necháte na profesionálních účetních
• iÚčto je propojené s nejrozšířenější e-shopovou platformou v Česku – Shoptet
• 300 Kč – 600 Kč / měsíc

• fakturační systém FAPI je ideální především pro online prodej, e-shopy atd..
• plná automatizace 
• FAPI nabízí prodejní formulář, díky kterému můžete začít své produkty a služby okamžitě prodávat online – nemusíte ručně vyřizovat objednávky, vystavovat faktury
• také nabízí službu FAPI ticket, pokud organizujete eventy, tato služba se vám určitě bude hodit
• díky této nadstandardní službě si ale ovšem připlatíte
• 190 Kč – 1290 Kč / měsíc

 

Zdroje:

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
www.5nej.cz